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2　この規則において「個人識別符号」とは、次の各号のいずれかに該当する文字、番号、記号その他の符号のうち、個人情報の保護に関する法律施行令(平成15年政令第507号。以下「施行令」という。)第1条各号に定めるものをいう。

3　この規則において「要配慮個人情報」とは、本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴及び犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして施行令第2条各号に定める記述等が含まれる個人情報をいう。

4　この規則において個人情報について「本人」とは、個人情報によって識別される特定の個人をいう。

5　この規則において「仮名加工情報」とは、次の各号に掲げる個人情報の区分に応じて当該各号に定める措置を講じて他の情報と照合しない限り特定の個人を識別することができないように個人情報を加工して得られる個人に関する情報をいう。

6　この規則において「匿名加工情報」とは、次の各号に掲げる個人情報の区分に応じて当該各号に定める措置を講じて特定の個人を識別することができないように個人情報を加工して得られる個人に関する情報であって、当該個人情報を復元することができないようにしたものをいう。

7　この規則において「個人関連情報」とは、生存する個人に関する情報であって、個人情報、仮名加工情報及び匿名加工情報のいずれにも該当しないものをいう。

8　この規則において「個人情報取扱事業者」とは、個人情報データベース等を事業の用に供している者をいう。ただし、次に掲げる者を除く。

9　この規則において「個人データ」とは、個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。

10　この規則において「個人関連情報データベース等」とは、個人関連情報を含む情報の集合物であって、特定の個人関連情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したものその他個人関連情報を一定の規則に従って整理することにより特定の個人関連情報を容易に検索することができるように体系的に構成したものであって、目次、索引その他検索を容易にするためのものを有するものをいう。

11　この規則において「学術研究機関等」とは、大学その他の学術研究を目的とする機関若しくは団体又はそれらに属する者をいう。

12　この規則において「保有個人情報」とは、役員及び職員(派遣労働者を含む。以下「役職員」という。)が職務上作成し、又は取得した個人情報であって、役職員が組織的に利用するものとして、大学が保有しているものをいう。ただし、大学の法人文書に記録されているものに限る。

13　この規則において「個人情報ファイル」とは、保有個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるものをいう。

14　この規則において「行政機関等匿名加工情報」とは、次の各号のいずれにも該当する個人情報ファイルを構成する保有個人情報の全部又は一部(これらの一部に独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律(平成13年法律第140号。以下「独立行政法人等情報公開法」という。)第5条に規定する不開示情報(同条第1号に掲げる情報を除き、同条第2号ただし書に規定する情報を含む。)が含まれているときは、これらの不開示情報に該当する部分を除く。)を加工して得られる匿名加工情報をいう。

15　この規則において「行政機関等匿名加工情報ファイル」とは、行政機関等匿名加工情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるものをいう。

16　この規則において「個人番号」とは、番号法第2条第5項に定める住民票コードを変換して得られる番号であって、当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するために指定されたものをいう。

17　この規則において「特定個人情報」とは、個人番号(個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む。)をその内容に含む個人情報をいう。

18　この規則において「特定個人情報ファイル」とは、個人番号をその内容に含む個人情報ファイルをいう。

19　この規則において「個人番号関係事務」とは、番号法第9条第4項の規定により個人番号利用事務(行政機関、地方公共団体、独立行政法人等その他の行政事務を処理する者が番号法第9条第1項から第2項までの規定によりその保有する特定個人情報ファイルにおいて個人情報を効率的に検索し、及び管理するために必要な限度で個人番号を利用して処理する事務をいう。)に関して行われる他人の個人番号を必要な限度で利用して行う事務をいう。

20　この規則において「部局」とは、学長戦略機構、監査室、各学部、大学院人間文化創成科学研究科、附属図書館、保健管理センター、基幹研究院、各機構、各学内共同教育研究施設、附属学校部、学校教育研究部、各附属学校、保育所、こども園及び事務組織をいう。

2　総括保護管理者は、本学における個人情報、仮名加工情報、匿名加工情報、個人関連情報その他の保護法により定義され、同法の対象となる情報及び番号法により定義され、同法の対象となる情報(以下、「個人情報等」という。)の管理に関する事務を総括する。

2　保護管理者は、各部局における個人情報等の適切な管理を確保するものとする。個人情報等を情報システムで取り扱う場合、保護管理者は、当該情報システムの管理者と連携して、その任に当たるものとする。

2　保護担当者は、各部局の保護管理者を補佐し、個人情報等の管理に関する事務を行う。

2　事務取扱責任者は、本学における特定個人情報等を適切に管理する。

2　事務取扱担当者は、事務取扱責任者を補佐し、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域(以下「取扱区域」という。)における特定個人情報等の管理に関する事務を行う。

2　監査責任者は、個人情報等の管理の状況について監査する。

2　保護管理者は、個人情報等の適切な管理のために、当該部局の役職員に対して、総括保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずる。

3　総括保護管理者は、保護管理者、保護担当者、事務取扱責任者及び事務取扱担当者に対し、部局の現場における個人情報等の適切な管理のための教育研修を実施する。

4　総括保護管理者は、個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する役職員に対し、個人情報等の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。

2　役職員は、利用目的を変更する場合は、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。

2　前項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。

2　役職員は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、要配慮個人情報を取得してはならない。

2　役職員は、前項の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面(電磁的記録を含む。以下この項において同じ。)に記載された当該本人の個人情報を取得する場合その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示しなければならない。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合は、この限りでない。

3　役職員は、利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知し、又は公表しなければならない。

4　前3項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。

2　役職員は、第三者に提供される個人データについて、本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止することとしている場合であって、次に掲げる事項について、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くとともに、個人情報保護委員会に届け出たときは、前項の規定にかかわらず、当該個人データを第三者に提供することができる。ただし、第三者に提供される個人データが要配慮個人情報又は第16条第1項の規定に違反して取得されたもの若しくは他の個人情報取扱事業者からこの項本文の規定により提供されたもの(その全部又は一部を複製し、又は加工したものを含む。)である場合は、この限りでない。

3　役職員は、前項第1号に掲げる事項に変更があったとき又は同項の規定による個人データの提供をやめたときは遅滞なく、同項第3号から第5号まで、第7号又は第8号に掲げる事項を変更しようとするときはあらかじめ、その旨について、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くとともに、個人情報保護委員会に届け出なければならない。

4　次に掲げる場合において、当該個人データの提供を受ける者は、前各項の規定の適用については、第三者に該当しないものとする。

5　本学は、前項第3号に規定する個人データの管理について責任を有する者の氏名、名称若しくは住所又は法人にあっては、その代表者の氏名に変更があったときは遅滞なく、同号に規定する利用する者の利用目的又は当該責任を有する者を変更しようとするときはあらかじめ、その旨について、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置かなければならない。

2　役職員は、前項の規定により本人の同意を得ようとする場合には、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、あらかじめ、当該外国における個人情報の保護に関する制度、当該第三者が講ずる個人情報の保護のための措置その他当該本人に参考となるべき情報を当該本人に提供しなければならない。

3　役職員は、個人データを外国にある第三者(第1項に規定する体制を整備している者に限る。)に提供した場合には、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当該第三者による相当措置の継続的な実施を確保するために必要な措置を講ずるとともに、本人の求めに応じて当該必要な措置に関する情報を当該本人に提供しなければならない。

2　役職員は、前項の記録を、当該記録を作成した日から個人情報保護委員会規則で定める期間保存しなければならない。

2　役職員は、前項の規定による確認を行ったときは、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当該個人データの提供を受けた年月日、当該確認に係る事項その他の個人情報保護委員会規則で定める事項に関する記録を作成しなければならない。

3　役職員は、前項の記録を、当該記録を作成した日から個人情報保護委員会規則で定める期間保存しなければならない。

2　第20条第3項の規定は、前項の規定により役職員が個人関連情報を提供する場合について準用する。この場合において、同条第3項中「講ずるとともに、本人の求めに応じて当該必要な措置に関する情報を当該本人に提供し」とあるのは、「講じ」と読み替えるものとする。

3　前条第2項及び第3項の規定は、第1項の規定により役職員が確認する場合について準用する。この場合において、同条第2項中「の提供を受けた」とあるのは、「を提供した」と読み替えるものとする。

2　役職員は、仮名加工情報を作成したとき、又は仮名加工情報及び当該仮名加工情報に係る削除情報等(仮名加工情報の作成に用いられた個人情報から削除された記述等及び個人識別符号並びに前項の規定により行われた加工の方法に関する情報をいう。以下この条及び次条第3項において読み替えて準用する第7項において同じ。)を取得したときは、削除情報等の漏えいを防止するために必要なものとして個人情報保護委員会規則で定める基準に従い、削除情報等の安全管理のための措置を講じなければならない。

3　役職員は、第14条の規定にかかわらず、法令に基づく場合を除くほか、第13条第1項の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、仮名加工情報(個人情報であるものに限る。以下この条において同じ。)を取り扱ってはならない。

4　仮名加工情報についての第17条の規定の適用については、同条第1項及び第3項中「、本人に通知し、又は公表し」とあるのは「公表し」と、同条第4項第1号から第3号までの規定中「本人に通知し、又は公表する」とあるのは「公表する」とする。

5　役職員は、仮名加工情報である個人データ及び削除情報等を利用する必要がなくなったときは、当該個人データ及び削除情報等を遅滞なく消去するよう努めなければならない。この場合においては、第18条の規定は適用しない。

6　役職員は、第19条第1項及び第2項並びに第20条第1項の規定にかかわらず、法令に基づく場合を除くほか、仮名加工情報である個人データを第三者に提供してはならない。この場合において、第19条第4項中「前各項」とあるのは「第24条第6項」と、同項第3号中「、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いて」とあるのは「公表して」と、同条第5項中「、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置かなければ」とあるのは「公表しなければ」と、第21条第1項ただし書き中「第19条第1項各号又は第4項各号のいずれか(前条第1項の規定による個人データの提供にあっては、第19条第1項各号のいずれか)」とあり、及び第22条第1項ただし書き中「第19条第1項各号又は第4項各号のいずれか」とあるのは、「法令に基づく場合又は第19条第4項各号のいずれか」とする。

7　役職員は、仮名加工情報を取り扱うに当たっては、当該仮名加工情報の作成に用いられた個人情報に係る本人を識別するために、当該仮名加工情報を他の情報と照合してはならない。

8　役職員は、仮名加工情報を取り扱うに当たっては、電話をかけ、郵便若しくは民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便により送付し、電報を送達し、ファクシミリ装置若しくは電磁的方法(電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法であって個人情報保護委員会規則で定めるものをいう。)を用いて送信し、又は住居を訪問するために、当該仮名加工情報に含まれる連絡先その他の情報を利用してはならない。

9　仮名加工情報及び仮名加工情報である個人データについては、第13条第2項及び第64条第5項の規定は、適用しない。

2　第19条第4項及び第5項の規定は、仮名加工情報の提供を受ける者について準用する。この場合において、同条第4項中「前各項」とあるのは「第25条第1項」と、同項第3号中「、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いて」とあるのは「公表して」と、同条第5項中「、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置かなければ」とあるのは「公表しなければ」と読み替えるものとする。

3　前条第7項及び第8項の規定は、仮名加工情報の取扱いについて準用する。この場合において、前条第7項中「ために、」とあるのは「ために、削除情報等を取得し、又は」と読み替えるものとする。

2　総括保護管理者は、前項の報告を受けたときは、施行令第21条第5項に基づき公表しなければならない。

3　前2項の規定は、次に掲げる個人情報ファイルについては、適用しない。

4　第1項の規定にかかわらず、記録項目の一部若しくは同項第5号若しくは第7号に掲げる事項を個人情報ファイル簿に記載し、又は個人情報ファイルを個人情報ファイル簿に掲載することにより、利用目的に係る事務又は事業の性質上、当該事務又は事業の適正な遂行に著しい支障を及ぼすおそれがあると認めるときは、その記録項目の一部若しくは事項を記載せず、又はその個人情報ファイルを個人情報ファイル簿に記載しないことができる。

5　保護管理者は、個人情報ファイル簿に記載すべき事項に変更があったときは、直ちに、当該個人情報ファイル簿を修正し、総括保護管理者に報告しなければならない。

6　保護管理者は、個人情報ファイル簿に掲載した個人情報ファイルの保有をやめたとき、又はその個人情報ファイルが第3項第7号に該当するに至ったときは、遅滞なく、当該個人情報ファイルについての記載を消除するように総括保護管理者に申し出なければならない。

2　アクセスする権限を有しない役職員は、個人データにアクセスしてはならない。

3　役職員は、アクセスする権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で個人データにアクセスしてはならない。

2　個人データの消去や個人データが記録されている媒体の廃棄を委託する場合(二以上の段階にわたる委託を含む。)には、必要に応じて役職員が消去及び廃棄に立ち会い、又は写真等を付した消去及び廃棄を証明する書類を受け取るなど、委託先において消去及び廃棄が確実に行われていることを確認しなければならない。

2　役職員は、法令に基づく場合を除き、利用目的以外の目的のために行政機関等匿名加工情報及び削除情報(個人情報に該当するものに限る。)を自ら利用し、又は提供してはならない。

3　前項の「削除情報」とは，行政機関等匿名加工情報の作成に用いた保有個人情報から削除した記述等及び個人識別符号をいう。

4　行政機関等匿名加工情報及び削除情報の作成及び提供等に関し、必要な事項は、別に定める。

2　保護管理者等は、前項の措置を講ずる場合には、パスワード等の管理に関する定めを整備(その定期又は随時に見直しを含む。)するとともに、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。

2　保護管理者等は、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置を講ずる。

2　役職員は、保護管理者等が必要があると認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。

2　保護管理者等は、必要があると認めるときは、情報サーバ室等の出入口の特定化による入退室の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講ずる。

3　保護管理者等は、情報サーバ室等及び保管施設の入退室の管理について、必要があると認めるときは、入室に係る認証機能を設定し、及びパスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。

2　保護管理者等は、災害等に備え、情報サーバ室等に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずる。

2　個人データの取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、取扱いを委託する個人データの範囲は、委託する業務内容に照らして必要最小限でなければならない。

3　個人データの取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託する業務に係る個人データの秘匿性等その内容やその量等に応じて、委託先における管理体制及び実施体制や個人情報の管理の状況について、少なくとも年1回以上、原則として実地検査により確認するものとする。

4　委託先において、個人データの取扱いに係る業務が再委託される場合には、委託先に第1項の措置を講じさせるとともに、再委託される業務に係る個人データの秘匿性等その内容に応じて、委託先を通じて又は本学自らが前項の措置を実施するものとする。個人データの取扱いに係る業務について再委託先が再々委託を行う場合以降も同様とする。

5　個人データの取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人データの取扱いに関する事項を明記するものとする。

6　個人データを提供又は業務委託する場合には、漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用目的、委託する業務の内容、個人データの秘匿性等その内容などを考慮し、必要に応じ、特定の個人を識別することができる記載の全部又は一部を削除し、又は別の記号等に置き換える等の措置を講ずる。

2　保護管理者等は、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講ずる。ただし、外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染が疑われる当該端末等のLANケーブルを抜くなど、被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については、直ちに行う(役職員に行わせることを含む。)ものとする。

3　保護管理者等は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括保護管理者に報告する。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括保護管理者に当該事案の内容等について報告する。

4　総括保護管理者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を学長に速やかに報告する。

5　総括保護管理者は、保護法第26条の規定に基づき、事案の内容等に応じて、事案の内容、経緯、被害状況等について、個人情報保護委員会に対し、速やかに報告する。

6　前項に規定する場合には、総括保護管理者は、本人に対し、当該事態が生じた旨を通知する。

7　保護管理者等は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずる。

2　監査責任者は、定期に行う監査について、監査室長と協議の上、監査計画を定めなければならない。

3　定期に行う監査は、前項の監査計画に基づき実施するものとし、監査責任者は当該監査を監査室長に委任するものとする。

4　監査室長は、前項の規定により委任された監査を実施し、監査終了後、監査責任者に監査結果の報告を行うものとする。

5　監査責任者は、前項の報告により必要と認められる場合には、再度の監査を行うことができる。

この規則は、平成17年4月1日から施行する。

この規則は、平成19年4月1日から施行する。

この規則は、平成20年4月1日から施行する。

この規則は、平成23年5月18日から施行する。

この規則は、平成26年8月1日から施行する。

この規則は、平成27年4月1日から施行する。

この規則は、平成27年11月18日から施行する。

この規則は、平成28年4月1日から施行する。

この規則は、平成29年4月1日から施行する。

この規則は、平成30年4月1日から施行する。

この規則は、平成31年2月20日から施行する。

この規則は、令和元年12月18日から施行し、平成31年4月1日より適用する。

この規則は、令和4年4月1日から施行する。

この規則は、令和6年10月30日から施行する。

この規則は、令和7年4月1日から施行する。

この規則は、令和8年4月1日から施行する。